Σε συνέχεια ερωτημάτων, που υποβάλλονται στην Π.Ο.Ε.-Ο.Τ.Α., για τη διαδικασία σύνταξης και υπογραφής διοικητικών εγγράφων, από την Πανελλήνια Ομοσπονδία Εργαζομένων Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης, γίνονται γνωστά τα εξής:
1. Διοικητικό έγγραφο, είναι το έγγραφο που συντάσσεται από Δημόσια Υπηρεσία, σύμφωνα με τους τύπους που ορίζει ο Νόμος.
2. Το Δημόσιο Διοικητικό έγγραφο συντάσσεται από Δημόσιο υπάλληλο ή λειτουργό, ο οποίος είναι καθ’ ύλην και κατά τόπο αρμόδιος για την πιστοποίηση όσων βεβαιώνονται στο έγγραφο.
3. Κάθε έγγραφο το οποίο φέρει τις μονογραφές του συντάκτη του και των ιεραρχικά Προϊσταμένων του, μέχρι και την τελική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου, ονομάζεται ΣΧΕΔΙΟ.
4. Ο υπάλληλος δεν έχει δικαίωμα άρνησης σύνταξης εγγράφου, εφόσον λάβει διαταγή για τούτο, από οποιονδήποτε από τους Προϊσταμένους του. Εάν όμως έχει αντίθετη γνώμη για την εντολή την οποία έλαβε, οφείλει να τη διατυπώσει ενυπόγραφα, προκειμένου ν’ απαλλαγεί από την ευθύνη.
5. Κατά την προσυπογραφή του σχεδίου, ακολουθείται η ιεραρχική οδός.
6. Κάθε υπάλληλος ο οποίος προσυπογράφει το σχέδιο εγγράφου ή πράξης, έχει υποχρέωση να θέτει παραπλεύρως της προσυπογραφής του την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία προσυπέγραψε, όπως αυτό ρητά προβλέπεται από την παρ.5 του άρθρου 7 του Ν.1943/1991 (50 Α΄).
Επί παραδείγματι, εάν ένα έγγραφο έχει ως τελικό υπογράφοντα το Δήμαρχο ή τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο, στον οποίο έχει μεταβιβαστεί εξουσία υπογραφής, το ΣΧΕΔΙΟ του εγγράφου προσυπογράφεται από όλη την ιεραρχία, δηλαδή τον εισηγητή (συντάκτη του εγγράφου), τον άμεσο Προϊστάμενό του (Τμηματάρχη), το Διευθυντή της Υπηρεσίας, τον Γενικό Διευθυντή, εφόσον υπάρχει, στον οποίο υπάγεται η Διεύθυνση και τον Γενικό Γραμματέα, εφόσον υπάρχει.
7. Αν κάποιος από την ιεραρχία παραλείψει να προσυπογράψει το έγγραφο, θεωρείται ότι το έχει προσυπογράψει, όπως ρητά προβλέπουν οι διατάξεις της παρ.5 του άρθρου 32 του Ν.3584/2007 (143 Α΄).
8. Επίσης, εφόσον κάποιος από αυτούς έχει διαφορετική γνώμη επί του περιεχομένου του σχεδίου εγγράφου, προβαίνει στις αναγκαίες κατά την κρίση του ιδιόχειρες διορθώσεις, προσθήκες ή διαγραφές, μονογράφοντας αυτές και θέτοντας παραπλεύρως και την ημερομηνία κατά την οποία αυτές έγιναν. Οι παρεμβάσεις αυτές, εφόσον γίνουν αποδεκτές και από τον τελικώς υπογράφοντα, διαμορφώνουν το τελικό κείμενο του εγγράφου.
9. Στην περίπτωση όμως κατά την οποία διαφωνεί με το περιεχόμενο του εγγράφου, οφείλει τη διαφωνία του και τους λόγους αυτής, να τη διατυπώσει ενυπόγραφα επί του σχεδίου του εγγράφου.
10. Όταν το σχέδιο του εγγράφου λάβει την τελική του υπογραφή με την ημερομηνία της, τότε θεωρείται έγγραφο και προωθείται για τη διεκπεραίωσή του.
11. Και η ημερομηνία και η υπογραφή είναι η τελική ιδιόχειρη υπογραφή που τίθεται σε κάθε σχέδιο εγγράφου ή πράξης από το όργανο στο οποίο ανήκει η αρμοδιότητα για την έκδοση του εγγράφου, ή από το όργανο στο οποίο έχει εκχωρηθεί η αρμοδιότητα αυτή, δηλαδή από εκείνον ο οποίος κατά σειρά υπογράφει τελευταίος.
Η υπογραφή αυτή συνοδεύεται υποχρεωτικά από την ιδιότητα και το ονοματεπώνυμο του τελικά υπογράφοντος και είναι δηλωτική της αποδοχής του περιεχομένου του εγγράφου και των εκ του περιεχομένου αυτού προκυπτόντων αποτελεσμάτων.
Επομένως, το έγγραφο το οποίο διεκπεραιώνεται προς τους αποδέκτες του, φέρει τα στοιχεία καθώς και την ημερομηνία που έθεσε επί του ΣΧΕΔΙΟΥ του ο τελικώς υπογράφων.
«Κατόπιν τούτων, παρακαλούμε να ενημερώσετε τους συναδέλφους Μέλη των Συλλόγων σας σε περίπτωση που ήθελε ανακύψει σχετικό ζήτημα.
Η αρμόδια υπηρεσία του Υπουργείου Εσωτερικών στην οποία κοινοποιείται το παρόν έγγραφο καλείται όπως και αυτή προχωρήσει στην ενημέρωση των υπηρεσιών των Ο.Τ.Α. Α΄ Βαθμού, μέσω των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, για την διαδικασία σύνταξης και υπογραφής των Διοικητικών εγγράφων», επισημαίνεται από την Ομοσπονδία.
